22 quy tắc giao tiếp thương mại người chuyên nghiệp cần biết

Hiểu biết cơ bản về các quy tắc trong văn hóa kinh doanh là rất quan trọng. Trong cuốn “Những quy tắc giao tiếp thương mại”, Barbara Pachter đã viết về những điều mọi người cần biết trong giao tiếp và thể hiện bản thân một cách thích hợp trong môi trường kinh doanh chuyên nghiệp.

Dưới đây là một số quy tắc quan trọng nhất:

1 – Đứng thẳng khi được giới thiệu

“Đứng thẳng giúp bạn củng cố sự hiện diện của mình. Người khác sẽ dễ dàng phớt lờ nếu bạn không đứng thẳng. Khi chưa thể đứng dậy ngay thì nếu có thể, bạn nên hơi ngả người về phía trước để biểu lộ  rằng bạn sẽ đứng lên”, Barbara Pachter viết.

2 – Luôn giới thiệu tên đầy đủ

Trong kinh doanh, bạn nên sử dụng tên đầy đủ nhưng cũng nên chú ý xem những người khác muốn được giới thiệu như thế nào.

3 – Luôn đưa tay ra bắt trước nếu là chủ hay là người có vị trí cao hơn

Trong môi trường làm việc ngày nay, người chủ (người tiếp đón) hay người có vị trí cao hơn, không phân biệt giới tính, nên đưa tay ra bắt trước, Barbara Pachter  cho biết. “Nếu người có vị trí cao hơn không đưa tay ra bắt trước, thường là vì lý do giới tính, thì ngay sau đó những người ở vị trí thấp hơn nên chủ động đưa tay ra bắt “.

Dù thế nào cũng phải bắt tay. “Tại Hoa Kỳ, bắt tay là lời chào hỏi trong kinh doanh. Nếu muốn giao dịch nghiêm túc, bạn phải bắt tay và bắt tay đúng cách”.

Nếu muốn giao dịch nghiêm túc, bạn phải biết bắt tay đúng cách (Ảnh: Getty Images)

4 – Ăn mặc thích hợp

“Trang phục là một yếu tố quan trọng trong giao tiếp phi ngôn ngữ, có thể giúp nâng cao hoặc hạ thấp uy tín. Bạn sẽ muốn gửi thông điệp về sự nghiêm túc trong công việc thông qua trang phục được lựa chọn”, Barbara Pachter viết.

Luôn ăn mặc phù hợp khi tới sự kiện, gặp gỡ hay đi ăn nhà hàng và hãy chắc chắn rằng trang phục của bạn phù hợp với nơi đó.

5 – Chỉ nên “cảm ơn” một hay hai lần khi trò chuyện

“Bạn chỉ cần nói ‘cảm ơn’ một hoặc hai lần trong một cuộc trò chuyện”, Barbara Pachter viết. “Nếu không, bạn có thể làm giảm hiệu quả của từ này và khiến bạn trông có vẻ thiếu thốn và cần được giúp đỡ”.

6 – Gửi lời cảm ơn đến từng người

Bạn nên gửi thư cảm ơn trong vòng 24 giờ và gửi riêng cho từng người mà bạn muốn tỏ lòng biết ơn.

“Hãy cân nhắc lựa chọn gửi email hay thư tay vì thư tay thường mất vài ngày  mới đến nơi, trong khi email gần như đến ngay lập tức”, Pachter viết. “Sau một buổi phỏng vấn xin việc, sự chênh lệch thời gian này có thể trở nên yếu tố quan trọng khi quyết định vị trí tuyển dụng được thực hiện một cách nhanh chóng”.

Hãy nhớ gửi lời cảm ơn sau buổi phỏng vấn (Ảnh: Getty Images)

>> 12 nguyên tắc vàng khi giao tiếp với mọi người

7 – Đặt điện thoại sang một bên

Ngày nay, mọi người ai cũng đều mang điện thoại theo người nhưng bạn nên tránh dùng khi đang họp.

Bạn có thể bị cám dỗ trong việc gửi tin nhắn hay email nhưng bất kể kín đáo như thế nào, mọi người đều vẫn sẽ nhìn thấy và đây là một biểu hiện bất lịch sự.

Ngoài ra, không đặt điện thoại trên bàn khi gặp ai đó. Điều này đồng nghĩa với việc bạn đang thể hiện cho  người đối diện thấy bạn đã sẵn sàng bỏ rơi họ và liên lạc với người khác.

8 – Đăng tải ảnh thích hợp lên mạng

Luôn tải những bức ảnh thích hợp lên Linkedln và các trang web liên quan đến công việc của bạn, Pachter gợi ý. “Bạn muốn thể hiện là một người dễ gần, đáng tin cậy – chứ không phải giống như mới từ bãi biển lên”, Barbara  Pachter nói với Business Insider. Hãy dùng ảnh chụp cận cảnh làm nổi bật đầu, khuôn mặt cùng một phần ngực và vai. “Bạn là tâm điểm của tấm ảnh”.

Hãy dùng ảnh chụp cận cảnh làm nổi bật đầu, khuôn mặt cùng một phần ngực và vai  (Ảnh: Getty Images)

9 – Dùng địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu làm việc cho công ty, bạn nên sử dụng địa chỉ email của công ty . Nhưng nếu sử dụng email cá nhân, cho dù bạn kinh doanh riêng hay đôi khi muốn sử dụng  cho công việc, bạn nên cẩn thận trong việc lựa chọn tên cho email, Barbara Pachter cho biết.

Nên có một địa chỉ email mang tên bạn để người nhận biết chính xác  ai là người gửi email. Đừng bao giờ sử dụng email (có thể là từ thời đi học) mà giờ đây đã không còn thích hợp cho công việc, ví dụ như “babygirl@ …” hay “beerlover @ …”.

10 – Luôn kiểm tra hai lần để chắc chắn bạn gửi email đúng người

Luôn chú ý khi gõ tên từ danh sách địa chỉ vào dòng “Người nhận” email. Bạn rất dễ chọn sai tên, điều mà bạn không  muốn xảy ra chút nào.

11 – Sử dụng lời chào chuyên nghiệp trong email

Không sử dụng lối viết không chuẩn mực, chẳng hạn như “Này các bạn”, “Chào” hay “Chào anh bạn”.

“Sự dễ dãi trong cách viết không nên ảnh hưởng đến lời mở đầu trong email”, Pachter nói. “’Này’ là lời chào thân mật và nhìn chung không nên sử dụng tại nơi làm việc. Và ‘Chào’ cũng không ổn. Thay vào đó hãy sử dụng ‘Xin chào’ hay ‘Chào anh/chị’”

Pachter cũng khuyên chúng ta không nên rút ngắn tên của bất kỳ ai. Hãy nói “Xin chào Michael” trừ khi bạn biết chắc rằng anh ta thích được gọi là “Mike”.

Sử dụng từ ngữ chuyên nghiệp trong (Ảnh: Getty Images)

>> Điều gì quyết định sự thành công trong kinh doanh? Câu chuyện về 3 chàng trai và quả táo 

12 – Hãy thừa nhận nếu bạn quên tên ai đó

Đôi khi chúng ta cũng quên tên người khác, Pachter nói với Tờ Business Insider. Nếu bạn lỡ quên tên người đối diện, hãy thừa nhận  điều đó: “Tôi rất xin lỗi. Tôi đã quên mất tên của bạn”, hay “Khuôn mặt của bạn trông quen quá, tôi chỉ không thể nhớ tên của bạn”, Pachter gợi ý.

13 – Chào mọi người tại nơi làm việc

Nói “xin chào” hay “chào buổi sáng” với những người dù bạn biết hay không biết, Pachter nói với Tờ Business Insider.

“Người bạn nói ‘xin chào’ trên đường đến cuộc họp có thể là người ngồi cạnh bạn trong cuộc họp. Và bạn đã thiết lập một mối liên hệ nhỏ. Nếu ai đó nói ‘Xin chào’ với bạn, bạn phải chào lại. Điều này là bắt buộc”.

14 – Khép ngón tay khi chỉ tay

“Hãy mở lòng bàn tay và giữ các ngón tay khép lại khi chỉ tay. Nếu dùng ngón tay trỏ để chỉ thì đó là biểu hiện của sự hung hăng”, Pachter viết. “Cả đàn ông và phụ nữ đều chỉ tay nhưng phụ nữ có xu hướng làm điều này nhiều hơn nam giới”.

Mở lòng bàn tay và giữ các ngón khép lại khi chỉ tay.  (Ảnh: Getty Images)

15 – Đúng giờ

Luôn đến đúng giờ trong các cuộc họp. Bạn không muốn lãng phí thời gian của người khác vì đến không đúng giờ. Thêm vào đó, điều này khiến bạn có vẻ không chuyên nghiệp.

Nếu một tình huống nằm ngoài tầm kiểm soát khiến bạn đến muộn, hãy thông báo cho mọi người trong cuộc họp. Gửi email hay gọi điện thông báo thời gian bạn sẽ đến. Xin lỗi và giải thích ngắn gọn tình hình (đừng kể ra cả triệu lý do) và khi bạn đến nơi, đừng lãng phí thời gian phàn nàn về việc giao thông hay trễ chuyến tàu.

16 – Không kéo ghế mời người khác ngồi

Mở cửa đón khách thì được nhưng Pachter cho rằng bạn không nên kéo ghế ra mời ai đó ngồi. Trong kinh doanh, bạn nên gác những quy tắc xã hội về giới tính lại.

“Cả đàn ông và phụ nữ đều có thể tự kéo ghế cho mình”.

17 – Không gọi món ăn  quá đắt

Nếu gọi một miếng thịt bò hay tôm hùm đắt tiền, có vẻ như bạn đang lợi dụng người tiếp đãi mình, Pachter viết: “Mặc dù người tiếp đãi gợi ý, bạn có thể gọi bất kỳ món gì theo những lời gợi ý này, tuy nhiên, không nên chọn những thứ đắt tiền nhất vẫn tốt hơn”. Điều này cũng tương tự đối với rượu vang.

Bạn cũng nên cẩn thận khi gọi món “đặc biệt”.

“Nhiều người phục vụ không đề cập đến giá khi nói cho bạn biết về những món ăn tối đặc biệt. Chi phí đặc biệt này có thể nhiều hơn từ 10% đến 40% so với giá ghi trên menu thông thường, nhưng bạn không thể thoải mái hỏi giá của món ăn, đặc biệt là khi đang tiếp khách”. Tốt hơn hết bạn nên tìm hiểu cho rõ.

Không nên chọn món quá đắt tiền. (Ảnh: Getty Images)

>> Phụ nữ càng dịu dàng như nước, người đàn ông sẽ càng thành đạt

18 – Gọi món giống khách hoặc người tiếp đãi

Nếu khách hay người chiêu đãi gọi món khai vị hoặc  tráng miệng, bạn nên làm theo.

“Bạn sẽ không muốn làm cho vị khách của hình cảm thấy không thoải mái khi gọi món mà lại ngồi ăn một mình”, Pachter nói.

19 – Không bao giờ yêu cầu gói thức ăn thừa

“Bạn ở đây để kinh doanh, chứ không phải để quan tâm đến thức ăn thừa”, Pachter cho biết. “Gói thức ăn thừa phù hợp với bữa ăn gia đình nhưng không thích hợp cho những bữa ăn kinh doanh”.

20 – Hãy nhớ rằng người đón tiếp nên là người trả tiền

“Nếu bạn đưa ra lời mời thì bạn là người chiêu đãi  và nên là người thanh toán hóa đơn, không phân biệt giới tính. Nếu một vị khách nam muốn trả tiền thì sao? Phụ nữ có thể có một số lựa chọn. Cô ấy có thể nói: “À, không phải tôi trả mà là công ty sẽ trả”. Hoặc cô có thể xin phép rời khỏi bàn và thanh toán hóa đơn, không để những vị khách nhìn thấy. Cách này cũng hợp với đàn ông và đó là một cách trả tiền rất tế nhị”, Pachter viết.

“Tuy nhiên, mấu chốt vấn đề là bạn không muốn tranh giành trong việc thanh toán. Nếu một khách nam khăng khăng đòi trả tiền bất chấp nỗ lực của người nữ  thì hãy để anh ta trả tiền”.

Nếu khách nam khăng khăng đòi trả tiền, hãy để anh ấy tự nhiên. (Ảnh: Getty Images)

21 – Giữ tỉnh táo

Đừng say xỉn trong giao tiếp kinh doanh – xã hội, Pachter nói với Tờ Business Insider. “Mất việc và sự nghiệp bị hủy hoại bởi người ta say rượu rồi nói hoặc làm những điều không thích hợp. Một gợi ý hay đó là hãy gọi đồ uống bạn không thích và uống loại đó cả buổi”.

22 – Rút lui một cách lịch sự

Pachter có lời khuyên rằng bạn cần phải nói cho người khác biết khi bạn muốn rời đi: “Hãy nhớ rời đi khi bạn đang trò chuyện. Lúc này, bạn là người chủ động và việc rút lui sẽ nhẹ nhàng hơn”.

Bạn nên có một “đường lùi” được chuẩn bị trước trong trường hợp bạn cần rút lui khỏi cuộc trò chuyện. Bạn có thể nói “Rất vui được biết bạn” hay “Rất vui được nói chuyện cùng bạn” hay “Gặp bạn vào tuần tới tại cuộc họp”.

Bạn cũng có thể rời khỏi bữa tiệc bằng cách xin phép đi vệ sinh, đi lấy thức ăn hay nói rằng bạn muốn gặp ai đó trước khi họ rời đi.

Theo Business Insider
Hoàng Vũ

Xem thêm: