Giúp nhân viên vượt qua giai đoạn biến động để trở lại văn phòng làm việc

Ngữ Yên
•
Thứ Bảy, 30/07/2022

Một bộ phận nhân viên của bạn có thể sẽ phải gặp khó khăn để quay trở lại văn phòng làm việc. Tuy nhiên, với một số gợi ý dưới đây, vấn đề có thể được giải quyết dễ dàng hơn.

Tôi nhớ nhiều năm trước, khi còn là một đứa trẻ, tôi “ghét” nhất là quảng cáo trở lại trường học của công ty cung cấp văn phòng phẩm The Staples. Còn nhớ quảng cáo có một câu: “Đó là thời điểm tốt nhất trong năm”, bố mẹ tôi tất nhiên là hoàn toàn tán đồng. Chỉ có tôi là cảm thấy tiếc nuối vì mùa hè sắp kết thúc và khoảng thời gian hạnh phúc không còn nữa.

Đầu năm học mới vừa qua, các bậc phụ huynh cảm thấy bấp bênh trước tình hình bệnh dịch và tương lai. Năm nay, tất cả chúng ta đều hy vọng rằng virus đột biến có thể được kiểm soát và mọi thứ sẽ ổn. Hy vọng năm học mới sẽ cho phép trẻ em và đất nước của chúng ta khôi phục lại việc học tập và vui chơi theo cách truyền thống trước đây.

Là một ông chủ, bạn sẽ trải qua mùa hè năm nay như thế nào và chuẩn bị cho năm học sắp tới cho trẻ ra sao. Làm thế nào để nhân viên của bạn trở lại làm việc theo đúng quỹ đạo? Bạn có thể tham khảo các phương pháp sau đây:

1. Cơ chế chuyển đổi và kết hợp để hỗ trợ công việc tại nhà (WFH)

Mặc dù mô hình làm việc tại nhà đang gia tăng, nhưng trước đại dịch COVID-19, làm việc tại nhà chỉ chiếm khoảng 5% lực lượng lao động. Rõ ràng, điều này đã thay đổi kể từ khi đại dịch xuất hiện trên toàn cầu. Hơn một nửa số người Mỹ đang làm việc từ xa trong thời gian xảy ra đại dịch, và hiện giờ nhiều người muốn tiếp tục làm việc theo cách đó, mặc dù giờ đây họ có lựa chọn quay lại làm việc.

Đến nay, hầu hết nhân viên đã thành thạo các công cụ và kiến thức cần thiết để làm việc tại nhà. Tuy nhiên, nếu công ty của bạn đang chuyển đổi sang mô hình văn phòng kết hợp, hãy dành một chút thời gian để thảo luận về các vấn đề mà nhân viên đang gặp phải giữa làm việc ở nhà và trở lại văn phòng, và tìm cách thích ứng với quá trình chuyển đổi.

Nếu nhân viên vẫn phải làm việc ở nhà trong nhiều ngày, hãy hỏi liệu họ có bố trí chỗ làm việc tại nhà như một phần của quá trình chuyển đổi không? Các thiết bị làm việc tại nhà có đầy đủ không? Nếu không, bạn có thể đề nghị cung cấp một khoản trợ cấp.

Ngoài ra, bạn có thể cung cấp cho nhân viên một số lời khuyên hoặc tài nguyên về cách sử dụng các công cụ để làm việc tại nhà. Ngay cả những thủ thuật đơn giản cũng có thể khiến mọi thứ tốt hơn, chẳng hạn như sử dụng lịch để sắp xếp thời gian và nguyên tắc 3C về khoảng cách, v.v.

Chúng ta cần phải xây dựng lại các thói quen mới và thích ứng với những thay đổi do đại dịch mang lại: Trở lại văn phòng làm việc, kỳ nghỉ hè cũng sắp qua đi, và trẻ em sẽ trở lại trường học sau vài tuần. Tất cả những thay đổi này làm gián đoạn lịch trình và ảnh hưởng đến năng suất làm việc. Căng thẳng ở khắp mọi nơi, và tại thời điểm này, bạn nên nới lỏng lịch trình của mình để tạo điều kiện linh hoạt hơn cho những nhân viên đã có gia đình. Mặc dù “thư giãn” sẽ không giải quyết được mọi vấn đề, nhưng nó có thể giúp quản lý tốt hơn các trách nhiệm trong gia đình và công việc.

2. “Cửa sổ làm việc” (Windowed work)

Thành thật mà nói, cách làm việc truyền thống từ sáng đến chiều muộn không hiệu quả lắm. Trừ khi bạn có dịch vụ chăm sóc trẻ phù hợp vào mùa hè, bạn sẽ không thể đảm đương trách nhiệm của cha mẹ trong khi thực hiện công việc của mình.

Có một giải pháp nào không? Câu trả lời là: “Cửa sổ làm việc” (Windowed work)

Cô Jennifer Dennard, người đồng sáng lập công ty khởi nghiệp công nghệ phần mềm Range, giải thích: “Chúng tôi nhận thấy rằng đôi khi bạn muốn kết nối với những người khác, đặc biệt là khi muốn cộng tác.” Tuy nhiên, trên thực tế, hầu hết “công việc có thể được thực hiện mà không cần đồng thời hoàn thành, điều này cũng tạo cơ hội tuyệt vời cho mọi người làm việc theo các lịch trình khác nhau, đặc biệt nếu họ có con cái hoặc những người khác cần được chăm sóc”.

Nhóm của bạn có thể vận hành “Cửa sổ làm việc” bằng cách lên lịch thời gian cụ thể để gặp gỡ và cộng tác qua video, như đã làm trong thời gian đại dịch. Ví dụ: Lên lịch cho mọi người trực tuyến từ 9 giờ sáng đến 11 giờ sáng để trả lời email hoặc tin nhắn trên nền tảng giao tiếp nhóm Slack; hoặc bạn có thể lên lịch họp nhóm lúc 1 giờ chiều Thứ Tư hàng tuần.

Mọi người có thể sử dụng thời gian bên ngoài “cửa sổ làm việc” một cách tự do. Vì vậy, từ 7 giờ sáng đến 9 giờ sáng, họ có thể ăn sáng và chuẩn bị cho con cái của họ trong ngày mà không cần lo lắng về công việc; và sau cuộc họp nhóm hàng tuần, họ cũng có thể thực hiện các hoạt động mùa hè với con mình và sau đó làm việc độc lập.

Ông Daniel Pupius là người đồng sáng lập công ty khởi nghiệp công nghệ phần mềm Range cho biết: “Nếu tôi làm việc từ 9h sáng đến 5h chiều, tôi sẽ rất lo lắng. Đó là bởi vì nếu tôi nghe điều gì đó đang xảy ra trong phòng khách ở nhà mà tôi lại không thể giúp được gì thì đó sẽ là một ngày rất mệt mỏi cho những người còn lại trong gia đình. Nói chung, tôi nghĩ rằng bằng cách phân bổ các khối thời gian trong ngày, bạn thực sự giảm bớt một số căng thẳng và lo lắng, cũng như căng thẳng khi là một thành viên trong gia đình.”

Ông Dennard là người đưa ra khái niệm “Cửa sổ làm việc” đã đề xuất rằng nên chia thành 4 bước sau:

1, Tạo một cuốn “sổ tay chung” với nhóm của bạn để mọi người hiểu về dự án đang thực hiện và những hạng mục công việc cần ưu tiên.

2, Lên lịch thời gian công việc hàng ngày.

3, Lên lịch thời gian trực tuyến.

4, Điều chỉnh mục tiêu của đội.

3. Duy trì sự đồng cảm

Ngay cả trước khi xảy ra đại dịch, sự đồng cảm là một kỹ năng quan trọng mà một nhà lãnh đạo cần phải có. Lý do là gì? Bởi vì, sự đồng cảm đã tồn tại trong DNA của chúng ta. Ngoài ra, sự đồng cảm có thể đem lại một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả hơn.

Khi cố gắng duy trì hoạt động kinh doanh và phục hồi hiệu suất, thật khó để mọi người có được sự đồng cảm. Đây là thời điểm mà các nhà lãnh đạo phát huy năng lực lãnh đạo của mình.

Cung cấp hết mức có thể sự trợ giúp thay vì áp dụng cách tiếp cận “nghiêm khắc”.
Lịch làm việc linh hoạt.
Tích cực lắng nghe và hỏi thăm đồng nghiệp với sự đồng cảm, chẳng hạn như “Bạn cảm thấy thế nào?”
Thiết lập các thói quen làm việc lành mạnh, chẳng hạn như nghỉ ngơi trong giờ giải lao.
Rèn luyện sự kiên nhẫn của bạn.
Cập nhật cho nhân viên về nghiệp vụ, tài sản doanh nghiệp, bảo hiểm ở thời điểm hiện tại.
Cung cấp một số điều để mọi người mong đợi khi nhóm trở lại văn phòng làm việc.
Trong thời kỳ hậu đại dịch, hãy tiếp tục cấp cho nhóm của bạn quyền truy cập vào các ứng dụng thiền hoặc rèn luyện chánh niệm như Calm hoặc Headspace để giúp họ tìm thấy sự bình yên trong ngắn hạn.

4. Thảo luận về mục tiêu công việc

Khi phần lớn nhân viên đã trở lại văn phòng, những người làm việc tại nhà cũng có thể làm việc với hiệu quả tối đa. Nhân viên có thể cân bằng giữa việc làm ở nhà với trách nhiệm của cha mẹ cũng có thể giải quyết toàn bộ khối lượng công việc. Lúc này, mặc dù vẫn còn một số nhân viên cần cân bằng giữa gia đình và công việc, nhưng chúng ta có thể bắt đầu giao nhiệm vụ mới cho họ và dần dần khôi phục thói quen làm việc bình thường.

Khuyến khích nhóm của bạn tập trung vào các ưu tiên của họ và giữ gìn sức khỏe trong mùa hè này.

5. Đặt lại kỳ vọng cho phương thức giao tiếp

Như đã đề cập trước đó, các khối thời gian dành cho công việc và thời gian giao tiếp cởi mở cần được lên kế hoạch, ngay cả khi chỉ một hoặc hai giờ mỗi ngày. Mặt khác, bạn cũng phải có những kỳ vọng thực tế.

Quan trọng hơn, bạn có thể chuẩn bị cho những điều bất ngờ. Tôi chắc rằng bạn đã xem video quay cảnh các thành viên trong nhóm xuất hiện trong các hội nghị trực tuyến không biết bao nhiêu lần. Nếu bất ngờ xảy ra sự việc ngoài ý muốn, hãy bình tĩnh. Lên tiếng thăm hỏi và cho nhân viên 1-2 phút để bình tĩnh lại và suy nghĩ nên phản ứng như thế nào. Cuối cùng, chúng tôi đã học được một điều từ đại dịch: Ngay cả khi mọi thứ trở nên bình thường lại và có thể dự đoán được, chúng ta vẫn cần phải tiếp tục tiến lên và học hỏi những cách mới tốt hơn nữa để giao tiếp.

6. Giúp nhân viên tiếp cận dịch vụ chăm sóc trẻ em

Không phải ai cũng may mắn có được sự giúp đỡ của những người thân trong gia đình hay hàng xóm xung quanh. Ví dụ, mẹ tôi có thể giúp chăm sóc con tôi khi tôi cần, và một số người bạn của tôi có đủ tiền để thuê người trông trẻ hoặc gia sư.

Nếu bạn có thể chi trả, hãy giúp nhân viên của bạn giải quyết các vấn đề về nuôi dạy con cái của họ trong mùa hè này. Ngay cả khi bạn không hỗ trợ toàn bộ chi phí cho nhân viên, bạn có thể giúp trang trải một phần chi phí. Ngoài ra, bạn có thể đưa ra chính sách nghỉ rộng rãi cho nhân viên để giúp họ giải quyết những vấn đề chăm sóc trẻ.

7. Kết nối giữa các đồng nghiệp

Hai vấn đề mà những người làm việc từ xa dễ gặp phải cũng chính là những vấn đề mà những nhân viên “cố gắng kết hợp giữa gia đình và làm việc” sẽ đối mặt. Đầu tiên là sự cô đơn, và thứ hai là không thể duy trì mối quan hệ với các đồng nghiệp như trước đây.

Tin tốt là cả hai vấn đề thực sự có thể được giải quyết cùng một lúc.

Bạn có thể lên lịch lịch kết nối với đồng nghiệp trên mạng xã hội, chẳng hạn như nghỉ ngơi uống cà phê ngắn hàng tuần. Trên thực tế, chúng tôi đã làm điều này trước khi dịch bệnh bùng phát và nó thực sự có ích. Các ý tưởng khác là dành thời gian định kỳ hàng tháng không liên quan đến công việc để kết nối với đồng nghiệp hoặc tổ chức sự kiện của cả đội.

8. Suy nghĩ dài hạn

Mặc dù chúng ta cảm thấy có thể đại dịch COVID-19 đã được kiểm soát, nhưng chúng ta vẫn chưa biết tương lai sẽ ra sao. Có nhiều người trong văn phòng của chúng tôi cho rằng đại dịch như thể đã kết thúc, như thể nó chưa từng xảy ra, nhưng một số người vẫn sợ hãi. Là những nhà lãnh đạo, chúng ta có thể cố gắng cân bằng cả hai bên.

Co Lynda Gratton của học viện MIT Sloan đưa ra lời khuyên sau:

Hội nghị trực tuyến vẫn sẽ tiếp tục được duy trì. Tìm các công cụ bạn thích sử dụng để nâng cao tính nghiêm túc của hội nghị từ xa của mình.
Lịch trình linh hoạt cũng có thể trở thành tiêu chuẩn. Hãy thử làm việc 4 ngày một tuần để mang lại cho nhân viên của bạn nhiều tiện lợi hơn.
Làm việc trực tiếp cần có chiến lược. Không có gì tốt hơn là tương tác trực tiếp thực tế. Nhưng cũng cần quan tâm đến các thành viên trong nhóm vẫn còn lo ngại, bạn có thể làm mẫu các thực hành an toàn, chẳng hạn như duy trì việc đeo khẩu trang cho tất cả nhân viên làm việc trong nhà hàng và cửa hàng. Hơn nữa, bạn cũng có thể đeo khẩu trang khi các thành viên trong nhóm không an tâm trở lại văn phòng.

Tình hình hiện tại

Dù ở nhà hay ở văn phòng, chúng ta phải luôn nhắc nhở bản thân rửa tay. Chúng ta nên chú ý hơn đến việc sử dụng khuỷu tay để chào chứ không phải bắt tay. Chúng ta cố gắng hết sức để hợp tác phòng chống dịch, không để dịch bùng phát trở lại. Chúng tôi đã chấp nhận lựa chọn “làm việc hỗn hợp” cho nhân viên của chúng tôi, đặc biệt là vào mùa hè này, và cho đến nay điều đó rất tốt.

Tôi hy vọng tất cả chúng ta có thể lùi lại một bước và giúp nhau giải quyết các vấn đề. Cho dù đó là đối mặt với dịch bệnh, làm việc ở nhà, kỳ nghỉ hè, hoặc chăm sóc con cái, để chúng ta có thể tạo thành một chỉnh thể và tiến lên phía trước.

Theo Epoch Times